Informativa sulla privacy
Versione: 2.1
Proprietario: Responsabile della protezione dei dati di gruppo
Stato: Pubblico
Informazioni su Customs Support Group
Customs Support Group è il principale fornitore indipendente, digitale e neutrale di servizi doganali in Europa, con oltre 1900 professionisti della dogana dedicati.
Abbiamo più di 100 uffici nei Paesi Bassi, Belgio, Germania, Polonia, Francia, Regno Unito, Irlanda, Italia, Svizzera, Spagna, Finlandia, Svezia, Norvegia e Lussemburgo. Tutte le nostre sedi in Europa | Customs Support.
Informazioni su questa dichiarazione sulla privacy
Customs Support Group (CSG, noi, nostro) prende molto sul serio la tua privacy e si impegna a proteggere e rispettare la tua privacy e a trattare le tue informazioni personali in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili.
Questa dichiarazione sulla privacy, questa politica sui cookie e tutti gli altri documenti a cui si fa riferimento in questo avviso sono emessi a nome di tutte le entità di Customs Support Group.
Salvo diversa comunicazione, l'entità rilevante che tratta e controlla i tuoi dati è Customs Support Group B.V. I riferimenti a Customs Support, ("noi" / "nostro" / "ci") devono essere intesi come riferimenti a tutte le entità e sussidiarie.
Il nostro responsabile della protezione dei dati
Abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, Mandy Ryan. Se desideri contattarci in merito a questa dichiarazione sulla privacy, fare una richiesta o presentare un reclamo, puoi contattarci via e-mail all'indirizzo DataProtectionOfficer@customssupport.com o per posta: FAO Responsabile della protezione dei dati, Customs Support Group, Willem Barentszstraat 11-19 3165 AA Rotterdam, Albrandswaard, Paesi Bassi.
Raccolta e utilizzo dei tuoi dati personali
A causa della natura dei nostri servizi, raccogliamo principalmente informazioni personali relative ai nostri clienti, potenziali clienti e al personale e ai candidati delle entità di Customs Support Group, nonché delle aziende che si trovano nel processo di fusione e acquisizione.
Utilizziamo queste informazioni per adempiere ai nostri obblighi legali, fornire servizi contrattuali, gestire le nostre attività e operazioni commerciali e per attività di gestione del personale.
Per svolgere queste attività, potrebbe essere necessario trasferire i tuoi dati personali in paesi diversi da quelli da cui sono stati raccolti, ad esempio tra le nostre entità o con altre terze parti.
Conserviamo copie dei tuoi dati personali nei nostri sistemi sicuri e li conserviamo per il tempo necessario a svolgere le attività, e successivamente per un periodo di conservazione sufficientemente lungo necessario per rispettare un obbligo legale, per i nostri scopi di responsabilità aziendale o per gestire o difendere potenziali controversie o reclami legali.
Le nostre attività di routine sono spiegate di seguito. Possiamo anche raccogliere e utilizzare le tue informazioni per altri scopi, fornendoti ulteriori informazioni sulla privacy quando ciò accade.
Sei un cliente
Le informazioni che possiamo raccogliere e utilizzare sono:
| Scopo | Controlli di due diligence |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere agli obblighi legali e per i nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Il tuo nome, email aziendale e personale e indirizzo postale, data di nascita, nazionalità, immagini, dati sull'esposizione politica, media negativi, designazioni di sanzioni e tutti gli altri dati conservati nei documenti di identificazione e verifica dell'indirizzo. |
| Fonte | Direttamente da te, indirettamente, ricerca, legale. |
| Attività | Rilevamento e prevenzione delle frodi e controlli finanziari, inclusa la condivisione delle informazioni con le autorità ufficiali. |
| Conservazione | La durata del rapporto più 10 anni |
| Scopo | Fornire i nostri servizi |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere al tuo contratto |
| Informazioni | Il tuo nome, riferimenti di lavoro [email e indirizzo aziendale e posizione] o email personale e indirizzo postale se preferisci utilizzarli per comunicare con noi. Le informazioni non personali generate durante la fornitura dei servizi da te incaricati e che possono essere attribuite a te. |
| Fonte | Direttamente da te o dal tuo datore di lavoro. |
| Attività | Fornitura di servizi inclusa la condivisione di informazioni con la nostra catena di approvvigionamento, terze parti e autorità ufficiali. |
| Conservazione | La durata del rapporto più 10 anni |
| Scopo | Mantenere il nostro rapporto |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere al tuo contratto e per i nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Il tuo nome, riferimenti di lavoro [email e indirizzo aziendale e posizione] o email personale e indirizzo postale se preferisci utilizzarli per comunicare con noi. Le informazioni non personali generate durante la fornitura dei servizi da te incaricati e che possono essere attribuite a te. |
| Fonte | Direttamente da te o dal tuo datore di lavoro. |
| Attività | Fatturazione e finanza, fornitura di aggiornamenti del settore e materiale di marketing, miglioramento del servizio clienti. |
| Conservazione | La durata del rapporto più 10 anni |
| Scopo | Le nostre attività aziendali |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere a un obbligo legale e per i nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Il tuo nome, riferimenti di lavoro [email e indirizzo aziendale e posizione], indirizzo di casa e email personale, data di nascita, nazionalità, immagini, dati sull'esposizione politica, media negativi, designazioni di sanzioni e tutti gli altri dati conservati nei documenti di identificazione e verifica dell'indirizzo. Le informazioni non personali generate durante la fornitura dei servizi da te incaricati e che possono essere attribuite a te. |
| Fonte | Direttamente da te o dal tuo datore di lavoro. |
| Attività | Hosting e protezione delle informazioni, mantenimento delle operazioni e svolgimento di audit di conformità. Produzione e mantenimento delle informazioni di gestione aziendale. Conformità agli obblighi contabili e fiscali. |
| Conservazione | La durata del rapporto più 10 anni |
Hai fatto domanda per lavorare con noi
Le informazioni che possiamo raccogliere e utilizzare sono:
| Scopo | Informazioni sulla candidatura e sul colloquio |
|---|---|
| Base giuridica | I nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Il tuo nome, email aziendale e personale e indirizzo postale, dati dei social media professionali. Le informazioni sul tuo CV [storia lavorativa, risultati e background] La tua conferma dello stato lavorativo, la storia delle condanne penali, le informazioni mediche e sulla disabilità. Informazioni sull'uguaglianza e sulla diversità che scegli di condividere. Informazioni fornite da te nella tua candidatura o annotate durante il tuo colloquio. |
| Fonte | CSG gestisce le candidature dirette tramite la piattaforma Recruitee. Altri metodi includono direttamente da te o dal tuo recruiter, ricerca indiretta. |
| Attività | Valutazioni di idoneità al lavoro. Rispetto dei requisiti di uguaglianza e diversità e pari opportunità. |
| Conservazione | Candidati non selezionati – 6 mesi |
| Scopo | Controlli di due diligence |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere agli obblighi legali e per i nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Il tuo nome, email aziendale e personale e indirizzo postale, data di nascita, nazionalità, immagini, dati sull'esposizione politica, media negativi, designazioni di sanzioni e tutti gli altri dati conservati nei documenti di identificazione e verifica dell'indirizzo. |
| Fonte | Direttamente da te, indirettamente, ricerca, legale. |
| Attività | Controlli pre-offerta per verificare le informazioni sulla candidatura che hai fornito. |
| Conservazione | Candidati non selezionati – 6 mesi |
Lavori con noi
Di seguito è riportato un riepilogo dell'informativa interna sulla privacy sul luogo di lavoro che si applica al nostro personale ed è disponibile tramite la nostra intranet.
| Scopo | Gestione del personale |
|---|---|
| Base giuridica | Per adempiere agli obblighi legali, fornire e gestire il tuo contratto e offrire vantaggi opzionali e per i nostri legittimi interessi |
| Informazioni | Le tue informazioni pre-lavoro, le tue informazioni di onboarding, come i tuoi dati bancari, immagini e documenti di lavoro. Il tuo contratto di lavoro e le condizioni, stipendio e benefici. Il tuo stato di salute fisica e mentale e la storia medica e gli adeguamenti ragionevoli. I tuoi beneficiari designati e le informazioni sui tuoi dipendenti. Le tue referenze aziendali e le attività lavorative e le prestazioni. Dati di registrazione delle informazioni, sistemi, siti web e dati di accesso alle porte delle sedi fisiche che hai visitato. Informazioni disciplinari e di performance. Informazioni che scegli di fornire sulla tua razza o etnia, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, salute, vita sessuale o orientamento sessuale, destinate a scopi di gestione del personale o fornite da te per altri motivi. Opinioni e altre informazioni personali che scegli di condividere all'interno del luogo di lavoro che non sono correlate al tuo ruolo [come conversazioni sociali o informali]. |
| Fonte | Direttamente da te o dai tuoi rappresentanti designati o tramite ricerca indiretta. Conservato all'interno dei nostri sistemi di gestione dei record [come MS Email, Teams e SharePoint]. Audit sul luogo di lavoro e monitoraggio e CCTV. |
| Attività | Gestirti e mantenere il tuo file del personale nel sistema HR, pagarti e fornirti vantaggi e assistenza sul luogo di lavoro, prestazioni del tuo ruolo e attività aziendali di routine, le tue interazioni e attività sociali durante i nostri audit di monitoraggio e conformità. |
| Conservazione | I termini variano in base alla natura delle informazioni e al motivo per cui le abbiamo. La nostra politica di conservazione delle risorse umane è disponibile su richiesta per i dipendenti attuali ed ex. |
Il tuo datore di lavoro è un'azienda nel nostro processo di fusione e acquisizione.
I tuoi dati possono essere forniti dal tuo datore di lavoro durante una fusione o acquisizione. Il tuo datore di lavoro è responsabile di fornirti le informazioni sulla privacy per farti sapere che ciò è accaduto.
Visiti un ufficio.
| Scopo | Gestione della tua visita |
|---|---|
| Base giuridica | Interessi legittimi: sicurezza e monitoraggio |
| Informazioni | Il tuo nome, riferimenti di lavoro [email e indirizzo aziendale e posizione] e ogni indirizzo di casa e email personale o categoria speciale [es. medico] che fornisci. Immagini CCTV. |
| Fonte | Direttamente da te. Raccolta digitale ed elettronica. |
| Attività | Mantenere la sicurezza – Per i nostri scopi di sicurezza, potresti essere invitato a firmare il registro dei visitatori e indossare un badge ID. Controllo degli accessi - Possiamo fornire carte di accesso che consentono l'accesso alle porte, conserviamo le informazioni di audit di quando queste vengono utilizzate. Queste informazioni possono essere utilizzate per confermare le tue attività, la gestione del tempo o altre attività di gestione del personale. Salute e sicurezza – Quando ci informi su una necessità medica o richiedi adattamenti, possiamo utilizzare queste informazioni per gestire il tuo benessere. Potrebbe essere necessario eseguire un'analisi del rischio individuale, effettuare adeguamenti ragionevoli o indagare su un incidente o gestire un incidente. Le tue informazioni possono essere elaborate e condivise con terze parti rilevanti, come un responsabile della sicurezza antincendio, un gestore dell'edificio, le risorse umane o l'Health and Safety Executive. Rilevazione e prevenzione dei crimini – Forniamo avvisi per farti sapere quando viene utilizzato il CCTV. L'accesso alle immagini è limitato a persone autorizzate per scopi di monitoraggio in tempo reale. Seguiamo un'autorizzazione per l'accesso alle immagini archiviate per garantire che ciò avvenga in conformità con le normative applicabili. WiFi per ospiti e personale – Quando ti connetti al nostro WiFi, potresti essere invitato a visualizzare i termini e fornire informazioni sulla privacy pertinenti, così da sapere che possiamo elaborare il tuo indirizzo IP e conservare i registri di audit che registrano i dettagli delle tue attività di navigazione. |
| Conservazione | I periodi di conservazione standard si applicano e variano a seconda dello scopo e della posizione dell'attività (richiedi dettagli). Vengono applicate conservazioni più lunghe in caso di incidenti, infortuni o reclami. |
Partecipi a un evento.
Customs Support Group organizza eventi legati al settore, sia in persona che tramite teams. Possiamo organizzare questi eventi esclusivamente, con relatori ospiti o in collaborazione con un'altra azienda professionale.
| Scopo | Iscriversi o partecipare a un evento |
|---|---|
| Base giuridica | Clienti e abbonati diretti: Interessi legittimi - [Fornire aggiornamenti sui servizi] Abbonati di terze parti – Interessi legittimi [Crescita aziendale] |
| Informazioni | Il tuo nome, riferimenti di lavoro [email e indirizzo aziendale e posizione] e ogni indirizzo di casa e email personale che fornisci. Preferenze di abbonamento. |
| Fonte | Clienti / Abbonati diretti - Direttamente da te. Potenziali clienti - Possiamo ottenere i tuoi dettagli di contatto professionali quando fai una richiesta con noi, ad esempio tramite la pagina di contatto del nostro sito web o quando partecipi a un evento che co-organizziamo. Possiamo anche utilizzare strumenti di ricerca per ottenere indirettamente le tue informazioni da fonti pubblicamente disponibili come LinkedIn o il sito web della tua azienda. |
| Attività | Eventi personali: Le informazioni vengono utilizzate per gestire il tuo interesse, la tua partecipazione e la logistica di un evento che organizziamo o co-organizziamo. Ottenere e analizzare il tuo feedback e fornire informazioni dopo l'evento. Dove ci informi su eventuali requisiti aggiuntivi, possiamo utilizzare queste informazioni per facilitare gli adattamenti ragionevoli. È probabile che venga effettuata la fotografia, puoi rifiutare le foto individuali [parlando direttamente con il fotografo o il coordinatore dell'evento]. La tua immagine può apparire in scatti di gruppo o ampi con altri partecipanti, potrebbe non essere sempre possibile rimuovere o nascondere la tua immagine. Tutte le foto vengono archiviate in modo sicuro e possono essere condivise su piattaforme sociali e mediatiche, siti web e con organizzatori congiunti. Eventi online: Quando gli eventi si svolgono online, ad esempio tramite Teams, la tua immagine, voce o commenti digitati possono essere accessibili agli host, ai facilitatori, ai relatori ospiti e ad altri partecipanti. Un banner informativo appare automaticamente sullo schermo per indicare quando vengono effettuate registrazioni. Prima di accedere all'evento, puoi scegliere di disattivare la tua fotocamera e il tuo microfono. Se prima dell'evento non eri il nostro contatto diretto, possiamo aggiungere i tuoi dati al nostro database di marketing per ricevere informazioni pertinenti relative alla natura dell'evento. [Puoi annullare l'iscrizione in qualsiasi momento o aggiornare le tue preferenze] Vedi sezione: Gestisci le preferenze di marketing. Le informazioni elaborate durante gli eventi possono essere scambiate tra le parti rilevanti dell'evento per gli stessi scopi. |
| Conservazione | Per la durata del nostro rapporto |
Visiti il nostro sito web
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Quando rifiuti i nostri cookie o quando apportiamo modifiche significative ai cookie che utilizziamo, riceverai informazioni sui cookie nelle visite successive. Possiamo fornire collegamenti a piattaforme di terze parti, come negli articoli di notizie. Ti consigliamo di visualizzare le informazioni sui cookie e sulla privacy quando richiesto.
Per ulteriori informazioni sui cookie e su come revocare il tuo consenso, visita la nostra Politica sui cookie.
Contattaci
Quando visiti il nostro sito web e aggiungi le tue informazioni personali nelle sezioni: Contattaci, fai una domanda, parla con un esperto, raccogliamo le informazioni che fornisci, come l'identità, i dettagli di contatto e la tua domanda.
Una copia delle informazioni viene archiviata in modo sicuro nel nostro database di gestione delle relazioni con i clienti, HubSpot. Il nostro team di marketing ha accesso e controllo per gestire e amministrare efficacemente il tuo contatto.
Aggiornamenti di marketing e servizio
Come otteniamo e gestiamo le tue informazioni dipende dalla natura del nostro rapporto e dallo scopo per cui desideriamo fornirti materiale; questo è spiegato nelle sottosezioni seguenti.
Clienti: Abbiamo un rapporto contrattuale con te per fornire i nostri servizi e fornirti informazioni relative a tali servizi. Fornisci il tuo consenso quando ti iscrivi per ricevere materiale aggiuntivo quando lo aggiungi alle tue preferenze.
Abbonati diretti: Non sei un cliente; ti iscrivi e fornisci il tuo consenso per ricevere materiali che vengono forniti secondo le preferenze che hai impostato.
Potenziali clienti: Ci affidiamo ai nostri legittimi interessi quando ti identifichiamo come un contatto con cui vorremmo collaborare e contattare (tramite e-mail, telefono, messaggio) per discutere di come i nostri servizi commerciali si allineano alle tue sfide aziendali.
Possiamo ottenere i tuoi dettagli di contatto professionali quando fai una richiesta con noi, ad esempio tramite la pagina di contatto del nostro sito web o quando partecipi a un evento che co-organizziamo.
Possiamo anche utilizzare strumenti di ricerca per ottenere indirettamente le tue informazioni da fonti pubblicamente disponibili come LinkedIn o il sito web della tua azienda.
Informazioni che raccogliamo e utilizziamo: Il tuo nome, dettagli di lavoro [indirizzo email e indirizzo aziendale e posizione] Dati di rete professionale [come LinkedIn] e un indirizzo email e casa personale che fornisci. Aggiungiamo queste informazioni insieme a qualsiasi preferenza di abbonamento al nostro database di marketing sicuro.
A meno che tu non ci dia espressamente il tuo consenso, limitiamo l'uso delle tue informazioni di abbonamento per i nostri scopi di marketing. Non condividiamo le tue informazioni con terze parti, non concediamo loro l'accesso alle tue informazioni e non le vendiamo a terzi per scopi di marketing aggiuntivi.
Conservazione e cancellazione
Per i clienti e gli abbonati diretti, conserviamo le tue informazioni per la durata del nostro rapporto o fino a quando non ritiri il tuo consenso.
Per i potenziali clienti, se non utilizzi la nostra comunicazione o non utilizziamo le tue informazioni, le eliminiamo dopo 12 mesi.
Elenchi di soppressione: se ti disiscrivi, annulli l'iscrizione o ritiri il tuo consenso a ricevere materiale di marketing, il tuo indirizzo email verrà aggiunto al nostro elenco di soppressione; questo elenco viene utilizzato per garantire che non riceverai più materiale in futuro.
Rimuoviamo i contatti dall'elenco di soppressione dopo 2 anni, potresti dover annullare nuovamente l'iscrizione dopo di ciò.
Disiscriviti o modifica le tue preferenze di marketing
Puoi annullare l'iscrizione o modificare le tue preferenze aggiornando le tue preferenze di newsletter o contattando il responsabile della protezione dei dati DataProtectionOfficer@customssupport.com.
Codici QR - I codici QR vengono utilizzati in materiale di vendita stampato come banner, biglietti da visita, ecc. Convertiamo gli URL in codici QR con generatori di codici QR.
Condivisione dei tuoi dati
Utilizziamo elaboratori di dati esterni e strumenti per archiviare e proteggere i nostri dati, eseguire aspetti delle funzioni della nostra sede centrale e per i nostri servizi. Utilizziamo contratti che garantiscono che le nostre regole riguardanti la sicurezza e la riservatezza dei dati personali siano rispettate, nonché istruzioni specifiche per il loro utilizzo e un divieto di accesso o utilizzo per altri scopi.
In determinate circostanze, potremmo avere obblighi legali o professionali di condividere le tue informazioni con altre terze parti, ad esempio per rispettare un ordine del tribunale, presentare o difendere un reclamo legale o civile, gestire una richiesta di informazioni o un reclamo.
Trasferimento internazionale dei dati
La natura delle nostre attività richiede un trasferimento internazionale di informazioni personali. La maggior parte di questi trasferimenti avviene con paesi soggetti alla stessa o simile normativa sulla protezione dei dati del GDPR e sono approvati da una decisione di adeguatezza dell'autorità di controllo delle informazioni. Se siamo obbligati a trasferire dati in paesi senza questo status, lo facciamo con il consenso del titolare delle informazioni e utilizzando misure di sicurezza tecniche o contrattuali adeguate.
Decisioni automatizzate
Non ci affidiamo esclusivamente agli strumenti di decisione automatizzata per prendere decisioni relative ai tuoi dati personali.
Informazioni sui minori
I nostri servizi non sono rivolti ai minori.
Tuttavia, possiamo ottenere informazioni sui minori durante altre attività, come la gestione del personale. Pertanto, questa comunicazione è scritta in linguaggio semplice.
I tuoi diritti sulle informazioni
La normativa sulla protezione dei dati conferisce agli individui [a te] una serie di diritti in merito a come raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali, questi sono chiamati i tuoi diritti di informazione.
Il grado in cui puoi esercitare questi diritti dipende dalla natura delle informazioni che abbiamo e dal motivo per cui le abbiamo.
Il diritto alla trasparenza
Hai il diritto di essere informato quando raccogliamo le tue informazioni e come le utilizzeremo. Ti facciamo sapere nelle nostre dichiarazioni sulla privacy quali sono le nostre attività di routine. Per le attività non di routine, potremmo fornirti comunicazioni personalizzate in quel momento.
Il diritto di accesso
Hai il diritto di chiederci una copia dei tuoi dati personali, noto anche come richiesta di accesso ai dati o DSAR.
Il diritto di rettifica
Hai il diritto di chiedere di modificare, correggere o aggiornare i dati personali inesatti o incompleti.
Il diritto all'oblio
Hai il diritto di chiederci di cancellare i tuoi dati personali, noto anche come 'diritto all'oblio'.
Il diritto di limitare il trattamento
Hai il diritto di chiederci di interrompere o modificare un'attività relativa all'utilizzo dei tuoi dati personali.
Il diritto di opporsi al trattamento
Hai il diritto di opporti, di fermare o prevenire l'utilizzo dei tuoi dati personali da parte nostra.
Il diritto alla portabilità dei dati
Hai il diritto di chiederci di trasferire le tue informazioni personali a un'altra organizzazione.
Il diritto di presentare un reclamo
Hai il diritto di presentare un reclamo a noi o all'autorità di controllo delle informazioni su qualsiasi aspetto della nostra raccolta o utilizzo dei tuoi dati personali o insoddisfazione o preoccupazione su come abbiamo risposto alla tua richiesta di diritti di informazione.
Presentare una richiesta di informazioni o un reclamo
Se desideri presentare una richiesta di informazioni o un reclamo, puoi contattare DataProtectionOfficer@customssupport.com (puoi anche chiederlo a qualcuno all'interno di Customs Support Group). La presentazione di una richiesta di informazioni è gratuita e può essere orale, elettronica o scritta. Una volta presentata, abbiamo un mese di tempo per rispondere.
Puoi anche presentare un reclamo all'autorità di controllo delle informazioni, come Duch Data Protection Regulator : Autoriteit Persoonsgegevens o all'autorità di controllo delle informazioni nel paese in cui vivi o dove avviene l'attività.
Gestione dei documenti / cronologia delle versioni
| Versione | Data | Autore | Descrizione della modifica |
|---|---|---|---|
| 0.2 | 10 giugno 2024 | Mandy Ryan | Revisione completa |
| 0.1 | Prima bozza |